Met minder personeel meer binnenkomende en uitgaande documenten verwerken met behulp van RPA

RPA (ofwel Robotic Process Automation) is een technologie die robots gebruikt om herhaaldelijke handelingen te automatiseren. Met behulp van RPA kun jij efficiënter werken waardoor minder personeel nodig is, kans op fouten wordt geminimaliseerd en de focus kan worden gelegd op waardevollere en uitdagendere opdrachten.

Nadelen van handmatig verwerken

Des te meer documenten binnenkomen en eruit gaan, des te hoger de werkdruk. Hoe hoger de werkdruk, hoe hoger de kans op het maken van fouten. Het maken van typefouten, verkeerd interpreteren van data of vergeten van bepaalde handelingen is menselijk, maar het kan leiden tot serieuze gevolgen. Het zorgt ervoor dat medewerkers die controles uitvoeren steeds meer werk krijgen. Hierdoor is er meer personeel nodig om werkzaamheden af te ronden.

Ook is het handmatig verwerken van deze documenten helaas niet goed schaalbaar. Als het aantal binnenkomende en uitgaande documenten stijgt is het moeilijk om de werklast bij te houden. Hierdoor ontstaat de kans dat werk wordt afgerafeld en de nauwkeurigheid afneemt.

Waarom RPA om een personeelstekort te verminderen?

RPA kan dit gehele proces voor jou echter versnellen en vereenvoudigen. Voor binnenkomende en uitgaande documenten kunnen (digitale) robots voor jou documenten scannen en herkennen, informatie extraheren, bestanden versturen en data invoeren in de juiste databases. Een groot deel van de handelingen wordt voor je uit handen genomen. Je hebt hierdoor minder mensen nodig. 

Doordat robots vaste patronen volgen en niet afwijken van dit proces wordt de kans op menselijke fouten geminimaliseerd. Omdat de taken altijd op dezelfde manier worden uitgevoerd, is er ook meer duidelijkheid en overzichtelijkheid in het proces. Alle handelingen worden op een uniforme wijze uitgevoerd, hierdoor is er geen mogelijkheid voor onderlinge onduidelijkheid of misinterpretatie. 

Het inzetten van RPA kan ook leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Door het gebruiken van robots zijn er minder middelen en personeelsleden nodig om dit proces uit te voeren. Hierdoor kan het personeel meer tijd besteden aan andere taken met meer toegevoegde waarde.

RPA in de praktijk

Bij binnenkomende documenten kan met behulp van RPA kunnen documenten automatisch worden geclassificeerd en gesorteerd op basis van verschillende criteria, zoals: afzender, type document of datum. Deze functie kan de tijd en moeite die nodig is om de documenten manueel te sorteren en organiseren flink verminderen.

Robots kunnen ook gegevens uit documenten herkennen, uitzoeken en daarna plaatsen in een database. Denk bijvoorbeeld aan een factuur, hier is het bijvoorbeeld belangrijk om het klantnummer, KVK-nummer en het jaartal duidelijk op te slaan. Een robot kan voor jou deze gegevens uit een document opsporen, kopiëren en daarna in het juiste bestand stoppen. Naast het herkennen en invoeren van de juiste gegevens kunnen robots ook checken op foutieve of ontbrekende informatie.

Voor uitgaande documenten kan RPA je helpen met behulp van documentgeneratie. In plaats van tijd en moeite steken in het handmatig creëren en opstellen van bijvoorbeeld facturen of offertes, kun je dit laten automatiseren. De hiervoor benodigde gegevens kunnen uit bestanden worden geplukt en daarna in een automatisch gegenereerd bestand worden samengevoegd tot een compleet document.

Nadat een document automatisch is gegenereerd en door de validatiecheck is gekomen kan het worden verzonden. De robot kan dit zelf regelen door bijvoorbeeld het juiste e-mailadres van een ontvanger te extraheren uit het CRM-systeem en daarna te plakken in de adresbalk van een e-mail concept.

Het proces wat de robot doorloopt voor deze taken kan ook gemakkelijk worden gemonitord. Denk hierbij aan het inzichtelijk maken van verwerkingstijden, aantal verwerkte documenten, typen documenten en het aantal fouten en/of uitzonderingen. Deze inzichten kunnen worden gebruikt om het document verwerkingsproces weer verder te optimaliseren.

Contracten opstellen met behulp van low-code, RPA en BPMN

Het opstellen van een contract is een tijdrovende en vaak complexe taak. Er zijn tal van factoren binnen een contract waar rekening mee dient te worden gehouden. Zo kun je denken aan inhoudelijke zaken die afgestemd dienen te worden op het bedrijf en de medewerker, maar ook juridische zaken. Door deze juridsche zaken en automatisering te combineren kunnen contracten sneller worden opgesteld en zijn er minder mensen nodig. 

Duidelijkheid en nauwkeurigheid

Het is daarom belangrijk dat een contract duidelijk en nauwkeurig is, om eventuele geschillen in de toekomst te voorkomen. Met technologieën als low-code en Robotic Process Automation (RPA) en Business Process Model and Notation (BPMN) kan dit worden gerealiseerd, zonder in te leveren op kwaliteit of snelheid. Controles zijn daardoor overbodig. 

Minder personeel nodig voor het opstellen van een contract door gebruik te maken van een low-code applicatie

Low-code is een ontwikkelmethode waarmee applicaties kunnen worden gecreëerd met zo min mogelijk handgeschreven code. In plaats van complexe programmeertalen wordt gebruik gemaakt van visuele elementen waardoor een applicatie snel en eenvoudig kan worden ontwikkeld. Dit is erg handig voor het opstellen van een contract en om het aan te passen naar de specifieke wensen en vereisten van beide partijen. Je hoeft hierdoor minder technisch personeel in te zetten of taken uit te besteden aan een externe partij. 

Een low-code platform biedt standaard sjablonen voor veel voorkomende contracten, zoals een arbeidsovereenkomst, huurovereenkomst en verkoopovereenkomst. Deze sjablonen kunnen worden aangepast naar specifieke zaken voor ieder contract door bepaalde velden te wijzigen en voorwaarden aan te passen. Hierdoor kan een contract veel sneller worden opgesteld, dan wanneer het handmatig wordt opgemaakt. 

Lees meer over de Low-code oplossingen van Nimble

Robotic Process Automation (RPA) inzetten voor het samenstellen van contracten

Robot Process Automation (RPA) is een technologie die steeds meer wordt toegepast in diverse bedrijfstakken, zoals administratie en finance, om de efficiëntie en productiviteit te verhogen. Eén van de toepassingsgebieden van RPA is het opstellen van contracten.

Contracten zijn vaak complexe juridische documenten die twee partijen verbinden aan bepaalde voorwaarden en verplichtingen. Het opstellen van contracten is vaak een tijdrovend en complex proces, dat veel menselijke inspanning vereist, waardoor foutgevoeligheid steeds meer aanwezig is. Het proces begint met het verzamelen van de juiste informatie, het formuleren van de voorwaarden en het opstellen van de definitieve versie van het contract. Vervolgens moet het contract worden beoordeeld en goedgekeurd door alle betrokken partijen voordat het kan worden ondertekend.

RPA kan worden ingezet om dit proces te automatiseren en te versnellen. Een RPA-systeem kan geprogrammeerd worden om specifieke taken uit te voeren, zoals het verzamelen van de benodigde informatie en het opstellen van de conceptversie van het contract. Het systeem kan ook worden geconfigureerd om de verschillende versies van het contract te beoordelen en goed te keuren, en om de uiteindelijke versie van het contract te ondertekenen.

Lees meer over RPA door Nimble

BPMN inzetten voor het samenstellen van contracten

Business Process Model and Notation (BPMN) is een modelleertaal die wordt gebruikt om zakelijke processen te visualiseren en te documenteren. BPMN wordt vaak gebruikt door bedrijven om processen te analyseren, verbeteren en automatiseren. Maar het kan ook worden gebruikt voor andere doeleinden, zoals het opstellen van juridische contracten. Nimble is gespecialiseerd in het inzetten van low-code en BPMN oplossingen voor medewerkers op de administratie, finance en HR-afdeling. 

Ziekmeldingen afhandelen met behulp van low-code

Het afhandelen van ziekmeldingen is een belangrijk onderdeel van de administratie en finance afdelingen van bedrijven. Het is essentieel om snel en nauwkeurig te kunnen reageren op ziekmeldingen van werknemers, om ervoor te zorgen dat de juiste stappen worden genomen en dat de loonadministratie correct wordt bijgehouden. Nimble helpt bedrijven om ziekmeldingen te stroomlijnen binnen administratieve processen.

Ziekmeldingen automatisch doorgeven naar de juiste afdeling met low-code

Bij het afhandelen van ziekmeldingen kunnen low-code oplossingen van Nimble bijvoorbeeld worden ingezet om het proces van ziekmeldingen doorgeven te automatiseren. Wanneer een werknemer zich ziek meldt, kan deze informatie automatisch worden doorgestuurd naar de juiste personen binnen de organisatie, bijvoorbeeld naar de HR-afdeling of de afdeling finance.

Loonadministratie verwerken met een Nimble applicatie

Vervolgens kan de Nimble applicatie de benodigde acties automatisch uitvoeren, zoals het bijwerken van de loonadministratie en het versturen van berichten naar de betreffende personen.

Naast het verbeteren van de efficiëntie en het stroomlijnen van processen, kan het gebruik van low-code oplossingen ook bijdragen aan de veiligheid en beveiliging van gevoelige informatie.

Ziekmelding gaat automatisch naar de juiste persoon
Acties automatisch laten uitvoeren
Veiligheid van gevoelige informatie

Lees meer over low-code oplossingen door Nimble

Robotic Process Automation (RPA) inzetten voor salarisverwerking

RPA is een innovatieve oplossing die afgelopen jaren steeds populairder is geworden op administratie en finance afdelingen binnen bedrijven. RPA kan namelijk processen versnellen en automatiseren. Salarisverwerking is een herhalende taak en daardoor is RPA hier erg geschikt voor. 

De traditionele manier van salarisverwerking is een handmatige uitvoering. Dit kost veel tijd en energie. Daarnaast brengt het foutgevoeligheid met zich mee. Met RPA-oplossingen van Nimble kan het proces worden geautomatiseerd, waardoor het nauwkeuriger, sneller en kostenefficiënter wordt. Het is belangrijk op te merken dat RPA niet bedoeld is om menselijke arbeid te vervangen, maar om medewerkers te ondersteunen en hun werk eenvoudiger te maken.

Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van RPA voor salarisverwerking is dat het de nauwkeurigheid van de gegevens verbetert.

RPA-bots van Nimble kunnen gegevens uit verschillende bronnen automatisch verzamelen en verwerken, wat resulteert in een snellere en efficiëntere salarisverwerking.

Bovendien biedt het gebruik van Robot Process Automation ook aanzienlijke kostenbesparingen. Door het automatiseren van routinetaken en processen, wordt de noodzaak voor extra personeel verminderd. Hierdoor kunnen bedrijven hun budgetten beter beheren en geld besparen op arbeidskosten.

Nauwkeuriger en minder foutgevoelig 
 Snelle verwerking
Kostenbesparing

Lees meer over de RPA oplossingen van Nimble of neem contact op